Postanowiliśmy zgłębić ten temat korzystając z raportu „The F Word” Weroniki Szatan, w którym przeanalizowane zostało odpowiedzi 307 rekruterów. Wyniki? Z jednej strony zaskakujące, z drugiej – potwierdzające intuicję doświadczonych specjalistów HR. 

W tym artykule omówimy:

  • Czy rekruterzy faktycznie przekazują feedback kandydatom?
  • Dlaczego feedback często nie jest udzielany i jakie są największe bariery?
  • Jak skutecznie przekazywać konstruktywną informację zwrotną?
  • W jaki sposób feedback wpływa na employer branding i candidate experience?

Czy rekruterzy faktycznie przekazują informację zwrotną kandydatom?

Teoretycznie tak. Większość badanych deklaruje, że kandydaci otrzymują feedback, a przekazywanie informacji zwrotnej jest dla nich standardową częścią pracy. Jedynie 2-3% przyznaje, że robi to rzadko lub wcale, co sugeruje, że problem nie tkwi w braku świadomości, ale raczej w jakości i konsekwencji udzielania feedbacku.

Problem zaczyna się, gdy schodzimy na poziom szczegółów:

  1. Na pierwszym etapie rekrutacji (weryfikacja aplikacji) aż 27,2% rekruterów przyznaje, że nie przekazuje informacji zwrotnej kandydatom. Oznacza to, że niemal co trzeci aplikujący nie otrzymuje żadnego komunikatu zwrotnego, nawet krótkiej wiadomości o zakończeniu procesu. Brak odpowiedzi w tej fazie może negatywnie wpływać na candidate experience, pozostawiając kandydatów w niepewności co do losów ich aplikacji. Właśnie poprzez pomijanie tego kroku, obecnie powszechnie pokutuje stereotyp, że „rekruterzy nie udzielają feedbacku.”
  2. Im dalszy etap procesu, tym feedback rekrutacyjny jest bardziej szczegółowy. Po rozmowie technicznej 63% rekruterów przekazuje dokładne lub bardzo precyzyjne informacje, co sugeruje, że większe zaangażowanie w proces zwiększa szanse na wartościową informację zwrotną. Jednak oznacza to również, że 37% kandydatów nawet po rozmowie technicznej nie otrzymuje szczegółowego feedbacku, co już znacznie może wpływać na ich ocenę profesjonalizmu firmy.
  3. Na ostatnim etapie rekrutacji częściej wybierany jest telefon, co może wynikać z chęci bardziej indywidualnego podejścia do kandydatów, którzy byli blisko zatrudnienia. 

„Ciekawe, że wciąż znaczna część rekruterów nie zawsze przekazuje jakikolwiek feedback na pierwszym etapie selekcji aplikacji. Z jednej strony, w obecnej sytuacji gospodarczej, spotykamy się z zalewem niedopasowanych aplikacji, których przeglądanie i przekazywanie informacji zwrotnej pochłania cenny czas, który moglibyśmy przeznaczyć na poszukiwanie odpowiednich kandydatów. Z drugiej strony, w dobie prostych i dostępnych narzędzi oraz automatyzacji, z pewnością możemy w tym obszarze jeszcze wiele poprawić.”

Mateusz Smoczyński,
Tech Recruitment Partner, Team Up

Choć deklaracje rekruterów sugerują, że udzielanie feedbacku jest powszechne, rzeczywistość pokazuje, że jego jakość i forma różnią się w zależności od etapu rekrutacji. Największym problemem pozostaje brak konsekwencji i systemowego podejścia, co sprawia, że dla wielu kandydatów rekrutacja kończy się bez jakiejkolwiek informacji zwrotnej. Jest to istotna luka w budowaniu candidate experience, która może negatywnie wpływać na employer branding firm, zwłaszcza w branżach, gdzie opinie kandydatów mają duże znaczenie.

Dlaczego brakuje wartościowego feedbacku?

Wielu rekruterów i kandydatów zgadza się, że wartościowy feedback jest kluczem do budowania pozytywnego candidate experience. Jednak pomimo powszechnej świadomości na ten temat, wciąż brakuje jasnej i konstruktywnej informacji zwrotnej w procesach rekrutacyjnych. Skąd wynika ten problem? Główne przyczyny można sprowadzić do kilku barier, które utrudniają udzielanie wartościowego feedbacku:

1. Zbyt duża liczba obowiązków

70% rekruterów zajmuje się nie tylko rekrutacją, ale także innymi zadaniami, co znacząco wpływa na terminowość feedbacku. Wiele osób odpowiedzialnych za rekrutację ma na głowie również employer branding, działania administracyjne, onboarding nowych pracowników czy współpracę z hiring managerami. W efekcie feedback rekrutacyjny często spada na dalszy plan, zwłaszcza jeśli w firmie nie istnieje formalna polityka jego przekazywania.

2. Brak wsparcia ze strony firmy

79% rekruterów nie jest w żaden sposób rozliczanych z przekazywania informacji zwrotnej. Firmy mierzą skuteczność rekruterów głównie poprzez liczbę zamkniętych procesów czy czas zatrudnienia nowego pracownika, ale rzadko uwzględniają jakość candidate experience. Jeśli feedback nie jest elementem KPI, to jego udzielanie zależy wyłącznie od dobrej woli rekrutera, co prowadzi do braku systematyczności.

3. Brak feedbacku od hiring managerów

58,6% rekruterów wskazuje, że ich największą trudnością jest przekazywanie informacji zwrotnej bez pełnych danych. Jeśli hiring manager lub osoba techniczna nie dostarcza konkretnych powodów odrzucenia kandydata, rekruter może znaleźć się w trudnej sytuacji – musi przekazać feedback, którego sam nie otrzymał. W rezultacie pojawiają się ogólnikowe odpowiedzi („wybraliśmy innego kandydata”), które pozostawiają aplikantów bez wartościowej informacji na przyszłość.

4. Strach przed reakcją kandydatów

32% rekruterów doświadczyło obraźliwych komentarzy po przekazaniu feedbacku, a niektórzy nawet spotkali się z groźbami. Kandydaci, szczególnie ci, którzy długo szukają pracy lub byli mocno zaangażowani w proces, mogą reagować emocjonalnie. Dla rekruterów oznacza to trudną sytuację emocjonalną, w której muszą balansować między profesjonalizmem a dbaniem o własne granice. W skrajnych przypadkach prowadzi to do unikania przekazywania feedbacku w obawie przed negatywną reakcją.

Brak wartościowego feedbacku nie zawsze wynika z zaniedbań ze strony rekruterów, ale raczej z problemów systemowych. Konsekwentne udzielanie informacji zwrotnej może poprawić nie tylko relacje z kandydatami, ale także zwiększyć ich chęć ponownego aplikowania i polecania firmy innym.

Jak skutecznie przekazywać feedback rekrutacyjny?

Nie każda rozmowa feedbackowa jest łatwa. Przekazywanie informacji zwrotnej wymaga nie tylko odpowiednich słów, ale także technik komunikacyjnych, które minimalizują ryzyko negatywnej reakcji i pozwalają zachować profesjonalizm.

Oto kilka sprawdzonych metod, które pomagają rekruterom w udzielaniu wartościowego feedbacku:

1. Struktura jasnego i konstruktywnego feedbacku

Dobre przekazanie informacji powinno być przemyślane i klarowne, bez zbędnego emocjonalnego „rollercoastera” dla kandydata. Popularną, choć nie zawsze skuteczną metodą jest tzw. kanapka feedbackowa (pozytywne – negatywne – pozytywne). Jednak wielu ekspertów odchodzi od niej, ponieważ może wprowadzać zamieszanie.

Lepszym podejściem jest czteroelementowa struktura:

Decyzja – zaczynamy od konkretu:

„Dziękujemy za udział w procesie, ale zdecydowaliśmy się na innego kandydata.”

Pozytywne aspekty – podkreślenie mocnych stron:

„Twoje doświadczenie w X naprawdę zrobiło na nas wrażenie.”

Powody odrzucenia – klarowna informacja o kryteriach:

„Jednak kluczowe dla nas było doświadczenie w Y, które u innego kandydata było bardziej rozwinięte.”

Podsumowanie – możliwość dalszego kontaktu:

„Chętnie pozostaniemy w kontakcie, jeśli pojawią się inne pasujące role.”

Dzięki temu kandydat wie, na czym stoi, nie dostaje sprzecznych sygnałów i lepiej rozumie wynik rozmowy kwalifikacyjnej.

2. Model SCARF – zmniejszanie ryzyka negatywnej reakcji

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na przekazywanie feedbacku negatywnego w sposób minimalizujący konfrontację jest model SCARF, opracowany przez neurobiologa Davida Rocca. Opiera się on na pięciu kluczowych elementach, które wpływają na sposób, w jaki ludzie odbierają trudne informacje:

Status (Status) – poczucie wartości w relacji do innych

Przykład: „Twoje umiejętności w zakresie X zrobiły na nas wrażenie, co pokazuje Twoją dużą wartość w branży.”

Pewność (Certainty) – przewidywalność sytuacji i klarowność decyzji

Przykład: „Zdecydowaliśmy się na innego kandydata, ponieważ posiadał większe doświadczenie w Y.”

Autonomia (Autonomy) – kontrola nad sytuacją

Przykład: „Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące naszej decyzji, chętnie je omówimy.”

Relacje (Relatedness) – budowanie więzi i pozytywnego kontaktu

Przykład: „Widzimy potencjał w Twoim doświadczeniu i jeśli pojawi się odpowiednia rola, skontaktujemy się.”

Sprawiedliwość (Fairness) – jasność kryteriów i obiektywność oceny

Przykład: „Wszyscy kandydaci byli oceniani według tych samych kryteriów, dlatego podjęliśmy taką decyzję.”

Stosowanie tych zasad pozwala uniknąć eskalacji negatywnych emocji i zwiększa szanse, że kandydat odbierze feedback jako wartościowy, a nie jako personalną krytykę.

3. Technika „zdartej płyty” – jak radzić sobie z kandydatami, którzy kwestionują decyzję?

Czasami kandydaci nie akceptują negatywnej decyzji i próbują wejść w dyskusję, aby przekonać rekrutera do zmiany zdania. W takich sytuacjach pomocna jest technika „zdartej płyty”, polegająca na konsekwentnym powtarzaniu tej samej informacji bez wdawania się w niekończące argumentowanie.

Kandydat: „Ale ja mam doświadczenie w Y, więc nie rozumiem, czemu zostałem odrzucony.”
Rekruter: „Rozumiem Twoje rozczarowanie, ale decyzja została podjęta na podstawie standardowych kryteriów.”

Kandydat: „To niesprawiedliwe, myślę, że powinniście jeszcze raz przeanalizować moją aplikację.”
Rekruter: „Wiem, że to może być frustrujące, ale nasz proces oceny był taki sam dla wszystkich kandydatów.”

Kandydat: „To jakiś żart, moje umiejętności są idealne do tej roli!”
Rekruter: „Decyzja jest ostateczna, ale dziękuję za udział w procesie i życzę powodzenia w przyszłych rekrutacjach.”

Ta metoda pozwala zakończyć rozmowę w sposób profesjonalny i uniknąć eskalacji emocji.

4. Stawianie granic – jak reagować na agresję i groźby?

Niestety, niektórzy kandydaci mogą reagować emocjonalnie, agresywnie, a nawet grozić negatywnymi opiniami w sieci. W takich sytuacjach kluczowe są trzy kroki:

1. Jasne zakomunikowanie granic:

„Proszę zachować spokojny ton. Chętnie odpowiem na Pana pytania, ale nie pozwolę na agresję.”

2. Zapowiedź sankcji:

„Jeśli nadal będzie Pan podnosił głos, zakończę rozmowę.”

3. Zakończenie rozmowy, jeśli granice są przekraczane:

„Rozumiem, że jest Pan rozczarowany, ale nie możemy kontynuować tej rozmowy w takim tonie. Życzę powodzenia w dalszych rekrutacjach.”

Dzięki tym narzędziom feedback rekrutacyjny staje się nie tylko skuteczny, ale też pomaga budować pozytywne doświadczenia kandydata, nawet jeśli decyzja jest dla niego negatywna.

W skrajnych przypadkach, gdykandydat grozi negatywną opinią na portalach takich jak GoWork, warto skonsultować się z działem PR lub marketingu, aby przygotować strategię odpowiedzi.

Czy feedback rzeczywiście pomaga kandydatom?

Kwestia wartości feedbacku rekrutacyjnego budzi sporo kontrowersji. Niektórzy eksperci podkreślają, że szczegółowa informacja zwrotna nie zawsze przynosi kandydatom realne korzyści – każda firma ma inne oczekiwania, więc feedback dotyczący procesu rekrutacyjnego w jednej organizacji niekoniecznie pomoże kandydatowi w kolejnej rekrutacji.

Jednak są sytuacje, w których dobrze przekazana konstruktywna informacja zwrotna miała realny wpływ na rozwój zawodowy kandydata. Otrzymując jasne wskazówki dotyczące swoich mocnych stron oraz obszarów do poprawy, wielu kandydatów decyduje się na doskonalenie swoich umiejętności, zdobywanie nowych kwalifikacji czy lepsze przygotowanie do kolejnych procesów rekrutacyjnych. Efekt? Często okazuje się, że osoby, które w pierwszym podejściu nie spełniły wymagań, wracają po czasie bardziej przygotowane i z powodzeniem przechodzą kolejne etapy rekrutacji. Zatem ważne jest, aby feedback był konkretny i odnosił się do kompetencji, a nie subiektywnych odczuć – tylko wtedy stanowi realną wartość i może wspierać rozwój kandydatów.

Zdaniem Samanthy Shulman, Principal Rekruterki z Ubera, szczegółowy feedback dla kandydata nie zawsze jest użyteczny, ponieważ każda firma ma inne kryteria selekcji. Może być wartościowy jedynie w przypadku, gdy kandydat planuje ponownie aplikować na tę samą rolę w tej samej firmie. Dodatkowo, według Shulman, przekazywanie szczegółowej informacji zwrotnej może zwiększać ryzyko potencjalnych roszczeń prawnych.

Brak feedbacku = złe candidate experience i osłabiony employer branding

Dla wielu firm feedback rekrutacyjny to jedynie „miły dodatek” do całego procesu. Tymczasem jego brak może poważnie zaszkodzić candidate experience oraz reputacji firmy.

1. Jak brak feedbacku wpływa na candidate experience?

Candidate experience to suma wszystkich doświadczeń kandydata w procesie rekrutacyjnym – od aplikacji po finalną decyzję. Informacja zwrotna odgrywa tu kluczową rolę:

  • Pomaga kandydatowi lepiej zrozumieć swoje mocne i słabe strony – szczególnie jeśli jest konstruktywna i oparta na kompetencjach.
  • Minimalizuje frustrację i poczucie straconego czasu – brak informacji zwrotnej sprawia, że kandydaci często czują się ignorowani.
  • Zachęca do ponownego aplikowania w przyszłości – jeśli kandydat otrzymał szczegółową informację zwrotną, łatwiej będzie mu wrócić do rekrutacji za kilka miesięcy.

Z badania przeprowadzonego przez pracuj.pl wynika, że aż 9 na 10 Polek i Polaków dzieli się swoimi doświadczeniami rekrutacyjnymi z rodziną lub znajomymi.

Zaś 38% badanych deklaruje, że zdarzało im się wręcz zniechęcać inne osoby do aplikowania do firmy, w której mieli negatywne doświadczenia rekrutacyjne. 

2. Jaki wpływ ma feedback na employer branding?

Brak wartościowego feedbacku może doprowadzić do negatywnych opinii o firmie w internecie, np. na portalach typu GoWork, w social mediach, czy wizytówce Google. Kandydaci często dzielą się swoimi doświadczeniami – a negatywne wrażenie z procesu rekrutacyjnego może zaszkodzić wizerunkowi pracodawcy i utrudnić przyszłe rekrutacje. Należy przy tym pamiętać, że dużo częściej możemy liczyć na pozostawienie opinii przez rozżalonego kandydata, niż tego, który jest zadowolony z procesu rekrutacji. Przez to w sieci możemy prezentować mylne wrażenie, że jesteśmy nieprofesjonalni i niewiarygodni jako pracodawca.

Podsumowanie

Feedback w rekrutacji to temat, który wciąż budzi wiele emocji i nieporozumień. Rekruterzy deklarują, że przekazują informację zwrotną, ale kandydaci często mają inne doświadczenia. Problem nie wynika z braku dobrej woli, lecz z realnych barier, takich jak przeciążenie obowiązkami, brak jasnych standardów w firmach czy obawy przed negatywnymi reakcjami kandydatów.

Jednak dobrze zaprojektowany proces feedbackowy może stać się przewagą konkurencyjną. Może nie tylko poprawić candidate experience, ale także wzmacniać employer branding i zwiększać zaangażowanie kandydatów w przyszłych rekrutacjach. Aby to osiągnąć, warto:

  • Oprzeć rekrutację na kompetencjach – decyzje będą wtedy bardziej przejrzyste i łatwiejsze do uzasadnienia.
  • Stosować jasną strukturę informacji zwrotnej – unikając ogólników i techniki „emocjonalnej kanapki”.
  • Wykorzystywać techniki asertywnej komunikacji – aby unikać niepotrzebnych konfliktów i trudnych konfrontacji.

Czy feedback w rekrutacji to mit? Zdecydowanie nie. To istotne narzędzie, które – jeśli jest dobrze wykorzystane – buduje profesjonalizm organizacji i poprawia doświadczenia zarówno kandydatów, jak i rekruterów. Kluczem jest jego konsekwentne wdrażanie i traktowanie jako integralnej części procesu rekrutacyjnego. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie przekazywać nawet najtrudniejszy feedback, obejrzyj nagranie z naszego webinaru.