Jak więc zapanować nad chaosem, nie tracąc zwinności? O tym porozmawialiśmy podczas naszego ostatniego Team Up Live! z Valeryią Aerovą, Senior Recruiter w Revolut, która w przeszłości rekrutowała jako pierwsza osoba w kilku startupach, a dziś skaluje globalne zespoły inżynieryjne i data w jednej z najszybciej rosnących firm fintech na świecie.

Dzięki temu spotkaniu, możemy podzielić się kilkoma dobrymi praktykami dotyczącymi rekrutacji w startupie.

Spis treści:

1. 7 najważniejszych zasad rekrutacji w startupie

2. Co działa w rekrutacji, gdy wszystko się pali – praktyczne wnioski

3. Najczęstsze błędy rekrutacji w startupach

4. Podsumowanie: od gaszenia pożarów do świadomego skalowania

7 najważniejszych zasad rekrutacji w startupie

1. Zanim zaczniesz rekrutować – ustal, co naprawdę ma znaczenie

W wielu startupach pierwsze miesiące to ciągłe gaszenie pożarów. Nowi klienci, presja inwestorów, a do tego rosnąca lista zadań, które „ktoś musi zrobić”. W takiej atmosferze decyzje o zatrudnieniu często zapadają impulsywnie – bez planu, briefu czy refleksji, czy dana rola rzeczywiście wnosi wartość w danym momencie.

Nic dziwnego, że później wiele młodych firm boryka się z frustracją: zespół rośnie, ale tempo pracy i jakość decyzji wcale nie.

Jak mówi Valeryia Aerowa, liderka rekrutacji danych w Revolut, pierwszy krok w procesie rekrutacyjnym to nie ogłoszenie, lecz rozmowa:

„Usiądź z założycielami startupu i zapytaj: co jest dziś krytyczne dla przetrwania lub wzrostu firmy, a co może poczekać?”

To moment, w którym warto zadać sobie kilka pytań:

  • Jakie kompetencje są potrzebne, by zrealizować cele najbliższego kwartału?
  • Czy dana rola przyniesie szybki efekt, czy to raczej dopiero inwestycja w przyszłość?
  • Czy mamy już wewnętrznie kogoś, kto może tymczasowo przejąć część obowiązków?

Dopiero po takiej analizie można stworzyć priorytetową listę rekrutacji – krótką, konkretną i osadzoną w realiach biznesu. To właśnie ten etap oddziela startupy, które rosną chaotycznie, od tych, które skalują się świadomie.

2. Działaj dwutorowo: realizacja i fundamenty

W startupie łatwo ulec presji natychmiastowego działania. Każdy projekt wydaje się pilny, każda rekrutacja – „na wczoraj”. To jednak najkrótsza droga do chaosu. Zamiast próbować ogarnąć wszystko naraz, warto podejść do rekrutacji w sposób, który łączy tempo z rozsądkiem.

Według Valeryi, skuteczny proces w startupie wymaga dwóch równoległych torów: realizacji i budowy podstaw:

Tor 1: Realizacja (natychmiastowe pozyskiwanie kandydatów) 

To etap, w którym liczy się szybkość działania i reagowanie na najbardziej palące potrzeby.
Na tym froncie:

  • natychmiast zacznij sourcing kandydatów, korzystając z LinkedIn, poleceń i własnej sieci kontaktów,
  • umów spotkania z hiring managerami, by ustalić priorytety i wspólnie doprecyzować wymagania,
  • uruchom pierwsze procesy rekrutacyjne, nawet jeśli nie masz jeszcze idealnego systemu ATS — ważne, by zacząć działać i testować rynek.

Wczesna aktywność daje też dodatkowy efekt – szybciej odkrywasz, gdzie brakuje informacji lub jakie role wymagają doprecyzowania, zanim zainwestujesz czas w pełne kampanie.

42% startupów traci kandydatów, ponieważ etapy rekrutacji są nieklarowne lub za długie.

LinkedIn Global Talent Trends 2024

Tor 2: Fundamenty (budowanie podstawowych, prostych procesów, aby uniknąć chaosu w przyszłości)

Równolegle warto zadbać o minimum struktury, dzięki której startup nie rozpadnie się pod ciężarem własnego wzrostu.
To nie musi być nic zaawansowanego:

  • prosty, współdzielony tracker kandydatów w Excelu lub Notion,
  • spójne opisy stanowisk, które pomogą utrzymać jednoznaczny komunikat wobec kandydatów,
  • jasny podział ról w procesie – kto przeprowadza pierwsze rozmowy, kto decyduje o ofercie, kto kontaktuje się z kandydatem po odrzuceniu.

To prosta zasada, która działa niezawodnie: najpierw złap rytm, potem wprowadź porządek. Dzięki temu firma nie traci dynamiki, a jednocześnie buduje proces, który można skalować.

Dwuścieżkowe podejście – łączenie szybkiego działania z równoczesnym porządkowaniem procesów – pozwala startupowi budować tempo bez utraty jakości, a rekruterowi zyskać kontrolę i przewidywalność, nawet w najbardziej wymagającym środowisku.

64% młodych firm przyznaje, że pierwsze zatrudnienia były „nietrafione lub nieplanowane” z powodu braku procesu.

Startup Genome, Global Startup Ecosystem Report 2024

3. Zbuduj zaufanie z założycielami i liderami technicznymi

W startupach proces rekrutacyjny rzadko zaczyna się od idealnie przygotowanego briefu.
Częściej wygląda to tak: założyciel mówi „szukamy kogoś takiego jak ten chłopak, którego znałem na studiach” – i na tym kończy się opis stanowiska. Dla rekrutera to codzienność: niejasne oczekiwania, intuicyjne decyzje i nieustannie zmieniające się priorytety.

Właśnie dlatego, jak podkreśla Valeryia Aerowa, ważnym jest, by rekruter nie działał jak wykonawca zleceń, ale jak partner biznesowy.

„Nie jestem tu, by wypełniać wakaty. Jestem tu, by pomóc zbudować firmę.”

Zaufanie z liderami technicznymi i założycielami nie pojawia się z dnia na dzień – trzeba je wypracować w rozmowie i konsekwencji.
Valeryia rekomenduje trzy proste, ale skuteczne zasady:

  • Słuchaj – zanim zaproponujesz jakiekolwiek rozwiązanie, zrozum, co naprawdę próbują zbudować i dlaczego dana rola jest ważna.
  • Zadawaj pytania – o priorytety biznesowe, wizję produktu, tempo wzrostu. Pomóż założycielom nazwać to, czego często sami jeszcze nie potrafią precyzyjnie określić.
  • Edukuj – tłumacz kompromisy: szybkość vs jakość, seniority vs budżet, specjalizacja vs elastyczność.

Takie podejście zmienia dynamikę współpracy. Zamiast być „osobą od rekrutacji”, stajesz się partnerem w budowaniu zespołu i kultury firmy. A zaufanie, które powstaje w tym procesie, to najcenniejszy kapitał – pozwala podejmować decyzje szybciej, pewniej i z mniejszą liczbą nieporozumień.

4. Dokumentuj proces od pierwszego dnia

Wiele startupów unika formalizacji procesów, tłumacząc to potrzebą „zwinności”. Ale ta zwinność zbyt często oznacza po prostu chaos, brak jasności i rosnące wypalenie – zarówno u rekruterów, jak i menedżerów.

Tymczasem minimum struktury nie spowalnia działania, a wręcz przeciwnie, pozwala przyspieszyć. Jasne zasady ułatwiają komunikację, eliminują nieporozumienia i dają kandydatom wrażenie profesjonalizmu.

Zacznij od prostych, ale kluczowych elementów:

  • Wspólny tracker kandydatów – nawet prosty arkusz w Notion, Airtable czy Excelu wystarczy, by każdy wiedział, na jakim etapie jest dany proces.
  • Ujednolicone kryteria oceny – przygotuj listę kompetencji lub pytań, które każdy rozmówca powinien poruszyć. Dzięki temu feedback jest porównywalny i obiektywny.
  • Jasny podział ról w procesie – określ, kto przeprowadza rozmowę techniczną, kto decyduje o ofercie, a kto odpowiada za komunikację z kandydatem.

Nie chodzi tu o biurokrację, lecz o spójność i przewidywalność, które budują wiarygodność. Nawet najprostszy, konsekwentnie stosowany proces jest sygnałem dla kandydatów: „wiemy, co robimy, wiemy, czego szukamy i szanujemy Twój czas.”

5. Feedback to nie luksus – to narzędzie zaufania

W młodych firmach czas to waluta deficytowa. CTO, założyciele i liderzy techniczni są pochłonięci produktem, inwestorami i strategią – dlatego udzielanie feedbacku rekruterowi często schodzi na dalszy plan.


Efekt? Kandydaci czekają, rekruterzy zgadują, a cały proces traci tempo.

Jak podkreśla Valeryia, to właśnie w takich momentach buduje się (lub traci) zaufanie w relacji z biznesem.

„W każdy poniedziałek wysyłam aktualizację. Nie muszą mnie gonić, wiedzą, że dostaną raport. Ta spójność buduje zaufanie.”

Regularna komunikacja nie musi być czasochłonna. Wystarczy prosty rytuał: tygodniowe podsumowanie w formie maila, wspólne 15-minutowe spotkanie lub aktualizacja na Slacku. Najważniejsze jest to, by interesariusze czuli, że są na bieżąco, bez konieczności dopytywania.

Stały rytm raportowania działa jak bezpiecznik w relacji między rekruterem a menedżerem: pozwala wychwycić problemy zanim urosną, a jednocześnie pokazuje profesjonalizm i odpowiedzialność.

Regularny feedback to nie tylko lepsze decyzje rekrutacyjne, a fundament partnerskiej współpracy opartej na zaufaniu, przewidywalności i wzajemnym szacunku dla czasu.

6. Skaluj z głową – systemy i narzędzia

W miarę jak firma rośnie, a liczba otwartych rekrutacji zaczyna przekraczać możliwości zespołu, największym wrogiem staje się brak skalowalności.

W początkowej fazie wszystko można zrobić ręcznie – arkusze, notatki, komunikacja na Slacku. Ale w pewnym momencie taka organizacja zaczyna się sypać: kandydaci gubią się w procesie, feedback nie trafia do właściwych osób, a dane stają się nieaktualne już po kilku godzinach.

Dlatego warto inwestować w strukturę wcześniej, niż wydaje się to konieczne. Na początek wystarczy kilka prostych elementów:

  • ATS (Applicant Tracking System) – nawet najprostszy system pozwala uporządkować proces, śledzić status kandydatów i ułatwia współpracę w zespole.
  • Zdefiniowane etapy procesu – dzięki nim każdy rekruter i menedżer wie, kiedy i jakie działania powinny zostać wykonane.
  • Baza wiedzy – np. w Confluence lub Notion, gdzie można przechowywać szablony, checklisty, struktury rozmów i dobre praktyki.
  • Automatyczne raportowanie postępów – cotygodniowe podsumowania i dashboardy pomagają utrzymać przejrzystość oraz szybko reagować na blokery.

Dobrze zaprojektowany system nie ogranicza zwinności startupu – wręcz przeciwnie. Daje zespołowi ramy, w których można działać szybciej, czytelniej i z mniejszym ryzykiem błędów.

55% startupów nie posiada formalnego systemu ATS (Applicant Tracking System) – większość korzysta z Excela, Notion lub Trello.

Workable Insights, 2024

7. Technologia pomoże, ale nie zastąpi człowieka

Nowoczesne narzędzia potrafią dziś odciążyć rekruterów w niemal każdej fazie procesu – od pisania ogłoszeń po analizę danych. ChatGPT podsumuje rozmowy, ATS wyśle automatyczne przypomnienia, a systemy AI potrafią już nawet sugerować, których kandydatów warto zaprosić na rozmowę.

To ogromne wsparcie, zwłaszcza w środowisku startupowym, gdzie liczy się każda godzina i każdy e-mail. Jednak w rekrutacji technologia nigdy nie zastąpi czynnika ludzkiego.

„AI może upraszczać naszą pracę, ale nie zastąpi człowieka. Relacja i dopasowanie kulturowe to rzeczy, których algorytm nie oceni.”

W praktyce oznacza to, że narzędzia powinny służyć rekruterowi, a nie kierować procesem. Warto wykorzystywać je do tego, co powtarzalne np.:

  • automatyzowania wiadomości i raportów,
  • generowania opisów stanowisk i podsumowań rozmów,
  • analizy danych o efektywności procesów.

Ale tam, gdzie potrzebna jest empatia, wyczucie i zrozumienie kontekstu – człowiek wciąż jest niezastąpiony.

Bo niezależnie od tego, jak bardzo rozwiniemy technologie, rekrutacja zawsze pozostanie relacją między ludźmi. A najlepsze narzędzia to te, które dają rekruterowi więcej czasu na rozmowę, zrozumienie motywacji i prawdziwe partnerstwo z kandydatem.

Co działa w rekrutacji, gdy wszystko się pali – praktyczne wnioski

Budowanie procesu rekrutacyjnego w startupie to nie tylko kwestia narzędzi i procedur, ale przede wszystkim myślenia strategicznego. Z rozmowy z Valeryią Aerową, liderką rekrutacji danych w Revolut, wyłania się kilka uniwersalnych zasad, które mogą uratować młode firmy przed chaosem i pomóc im rosnąć mądrzej:

  • Dwuścieżkowe podejście w startupach – rekrutacja powinna przebiegać na dwóch torach jednocześnie: realizacja (natychmiastowe działania, pozyskiwanie kandydatów) oraz fundamenty (budowanie prostych, skalowalnych procesów, które zapobiegają chaosowi w przyszłości).
  • Budowanie zaufania z kadrą zarządzającą – zaufanie CTO i założycieli zdobywa się nie słowami, lecz konsekwencją. Szacunkiem dla ich czasu, zadawaniem trafnych pytań i proaktywnymi aktualizacjami statusu rekrutacji, które pozwalają im czuć kontrolę bez mikrozarządzania.
  • Strategia zamiast usługi – dobry rekruter nie „wypełnia wakatów”, tylko współtworzy firmę. Jego rola to partnerstwo w budowaniu zespołu, który umożliwi realizację celów biznesowych.
  • Przyciąganie najlepszych talentów – najmocniejsze argumenty to nie tylko wynagrodzenie, ale może to być także wpływ, rozwój i własność – w przypadku realnego udziału w produktach, które widzą i używają miliony.
  • Rola AI w rekrutacji – narzędzia takie jak ChatGPT wspierają automatyzację powtarzalnych zadań (np. tworzenie opisów stanowisk czy podsumowań rozmów), ale nigdy nie zastąpią ludzkiego kontaktu i oceny dopasowania kulturowego.

Te zasady mają wspólny mianownik – świadome budowanie rekrutacji jako elementu strategii biznesowej, a nie tylko operacyjnego zadania. To właśnie ten sposób myślenia odróżnia firmy, które „jakoś rekrutują”, od tych, które konsekwentnie budują zespoły napędzające wzrost. Dobrze zaprojektowany proces nie tylko przyciąga lepszych kandydatów, ale też wzmacnia zaufanie między rekruterem, liderami i całym biznesem.

Najczęstsze błędy rekrutacji w startupach

Każdy startup, który zaczyna skalować zatrudnienie, prędzej czy później trafia na te same pułapki. Początkowo wydają się drobiazgami, ale z czasem potrafią kosztować zespół czas, pieniądze i zaufanie kandydatów. Warto je rozpoznać wcześnie – zanim staną się bolesnymi lekcjami:

  • Reaktywne zatrudnianie – decyzje o rekrutacji podejmowane dopiero wtedy, gdy sytuacja staje się krytyczna. W efekcie firma działa w trybie gaszenia pożarów, zamiast planować strategicznie.
  • Pogoń za „jednorożcami” – tworzenie opisów stanowisk wymagających pięciu różnych specjalizacji w jednym kandydacie. Efekt? Miesiące poszukiwań i rosnące frustracje po obu stronach.
  • Ignorowanie procesów – przekonanie, że „jesteśmy za mali na strukturę”. W praktyce prowadzi to do chaosu, niekonsekwencji i wypalenia zespołu.
  • Pośpiech w rekrutacji – stawianie szybkości ponad jakość, co skutkuje nietrafionymi zatrudnieniami i negatywnym doświadczeniem kandydatów.

Te błędy nie są wyjątkowe – popełnia je niemal każdy młody zespół. Różnica między startupem, który się potyka, a tym, który rośnie, polega na tym, jak szybko potrafi je zauważyć, wyciągnąć wnioski i wprowadzić zmiany.

Podsumowanie: od gaszenia pożarów do świadomego skalowania

Budowanie procesu rekrutacyjnego w startupie to sztuka równowagi. Z jednej strony – presja czasu, ograniczone zasoby i potrzeba szybkiego działania. Z drugiej – konieczność stworzenia struktury, która pozwoli firmie rosnąć bez chaosu.

Jak pokazuje doświadczenie Valeryi Aerowej, skuteczna rekrutacja zaczyna się nie od narzędzi, lecz od świadomości co naprawdę ma znaczenie, jak komunikujemy się w zespole i jak budujemy zaufanie z liderami technicznymi.

Wszystkie te wnioski i praktyczne wskazówki padły podczas spotkania Team Up Live! #10 „How to Build a Tech Hiring Process When Everything’s on Fire” – rozmowy, w której Valeryia podzieliła się doświadczeniem zdobytym w Revolut i we współpracy ze startupami na wczesnym etapie rozwoju. Zachęcamy do odsłuchania całej rozmowy na YouTube.

Proces nie musi być perfekcyjny, wystarczy, że jest spójny, przejrzysty i możliwy do skalowania. To właśnie on staje się przewagą startupów, które potrafią łączyć zwinność z dojrzałością.

W Team Up od lat pomagamy startupom i scale-upom przejść tę drogę – od gaszenia pożarów do uporządkowanej, skutecznej rekrutacji.
Budujemy procesy, wspieramy founderów i liderów w zatrudnianiu zespołów, które naprawdę dowożą.

Jeśli Twoja firma jest na etapie dynamicznego wzrostu i potrzebujesz wsparcia w budowie skalowalnego procesu rekrutacyjnego – porozmawiajmy o tym, jak możemy Ci pomóc.