Współpraca hiring managera z agencją rekrutacyjną IT – najlepsze praktyki i wyzwania

Rynek się zmienił: ostatnimi czasy dostępność kandydatów rzeczywiście wzrosła, ale najlepsi inżynierowie wciąż pozostają poza zasięgiem dla większości firm. O nich rywalizują wyłącznie topowe organizacje – i ta rywalizacja wcale nie jest łatwiejsza niż kilka lat temu.

Dlatego coraz większe znaczenie ma wsparcie partnerów, którzy potrafią dostarczyć zespołom naprawdę dopasowanych specjalistów. Nie chodzi o już tylko o „łatanie wakatów”, ale o świadome budowanie przewagi dzięki talentom z najwyższej półki.

W tym artykule – bazując na rozmowie z Lechem Błażejewskim, Senior Directorem of Engineering w Visa– pokazujemy, jak wygląda współpraca hiring managera z agencją rekrutacyjną IT, jakie błędy popełniają firmy rekrutacyjne i co zrobić, żeby agencja faktycznie stała się partnerem, a nie tylko dostawcą CV.

Agenda artykułu

1. Kiedy hiring manager potrzebuje wsparcia agencji rekrutacyjnej IT?

2. Najczęstsze błędy w podejściu agencji rekrutacyjnych

3. Co ceni hiring manager we współpracy z agencją?

4. Rola AI i autentyczności w rekrutacji IT

5. TalentShield – odpowiedź na wyzwania hiring managerów

6. Najlepsze praktyki współpracy hiring managera z agencją IT

Kiedy hiring manager potrzebuje wsparcia agencji rekrutacyjnej IT?

Zwykle Hiring Manager musi działać pod presją czasu. Z jednej strony odpowiada za rozwój produktu, z drugiej – za szybkie uzupełnienie braków kadrowych. W branży IT każdy miesiąc opóźnienia oznacza nie tylko dodatkowe koszty, ale też potencjalne ryzyko utraty przewagi konkurencyjnej.

Nic dziwnego, że wielu managerów zaczyna szukać wsparcia na zewnątrz – takiego, które pomoże im szybciej dotrzeć do kandydatów i odciąży w najbardziej czasochłonnych etapach rekrutacji. Właśnie w tym momencie zwykle w grę wchodzi współpraca z agencją rekrutacyjną IT. Agencja może przejąć na siebie m.in.:

• sourcing kandydatów – aktywne poszukiwanie specjalistów IT, w tym kandydatów pasywnych, którzy nie odpowiadają na ogłoszenia,
• wstępną selekcję – rozmowy screeningowe i weryfikację dopasowania do roli,
• dostarczenie informacji z rynku – wsparcie w budowaniu benchmarków płacowych, raportowanie feedbacku od kandydatów oraz ocena konkurencyjności oferty na tle innych pracodawców,
• wsparcie w zarządzaniu pipeline’em – bieżący kontakt z kandydatami, umawianie rozmów i szybka reakcja, gdy równolegle angażują się w procesy rekrutacyjne u konkurencji.

Tym samym hiring manager dostaje uporządkowany pipeline i więcej przestrzeni na to, co kluczowe – sprawdzenie kompetencji technicznych i podjęcie ostatecznej decyzji rekrutacyjnej.

Jak mówi Błażejewski: „Dla mnie proces rekrutacji jest najważniejszym elementem pracy managera. To od jakości ludzi zależy, czy projekt w ogóle powstanie”.

Najczęstsze błędy w podejściu agencji rekrutacyjnych

Niestety, nie każda agencja rekrutacyjna faktycznie dostarcza wartość, której oczekuje hiring manager. Choć na rynku działa wiele firm deklarujących specjalizację w branży IT, w praktyce często pojawiają się te same problemy. Z perspektywy managera oznacza to nie tylko dodatkową pracę, ale też utratę zaufania do całego procesu rekrutacji. Warto więc wiedzieć, które błędy powtarzają się najczęściej:

1. Masowość zamiast partnerstwa

Niektóre agencje stawiają przede wszystkim na ilość. Rekrutacje agencji rekrutacyjnej bywają prowadzone tak, by jak najszybciej dostarczyć jak największą liczbę CV, nawet jeśli ich jakość jest dyskusyjna. Hiring manager dostaje wtedy dziesiątki aplikacji, z których większość nie ma związku z wymaganiami roli. W praktyce zamiast wsparcia dostaje dodatkowe zadanie – żmudne przeglądanie profili i odrzucanie kandydatów, którzy nigdy nie powinni trafić na jego biurko.

2. Pośpiech i zalew CV

Presja szybkich wyników prowadzi czasem do sytuacji absurdalnych. „Zdarzało się, że na siłę podsyłano 30 kandydatów, choć realnie pasowało tylko trzech” – wspomina Lech Błażejewski. Taki proces rekrutacji nie ma nic wspólnego z jakością – to raczej pogoń za statystyką, w której liczy się tempo i liczba przesłanych aplikacji. Z perspektywy managera to poważny problem: zamiast skupić się na ocenie kompetencji najlepszych osób, musi tracić czas na filtrowanie przypadkowych kandydatów.

3. Brak zrozumienia kontekstu

Jednym z najpoważniejszych błędów jest brak zrozumienia specyfiki firmy – jej produktu, kultury i sposobu, w jaki działa zespół. Hiring manager oczekuje partnera, który wyjdzie poza sam opis stanowiska i zrozumie realia codziennej pracy. Bez tej wiedzy trudno wychwycić niuanse decydujące o dopasowaniu. W efekcie do procesu trafiają kandydaci, którzy na papierze spełniają wymagania, ale w praktyce nie odnajdują się w środowisku organizacji.

Takie podejście odbiera hiring managerom realny wpływ na rozwój zespołu. Zamiast koncentrować się na wyborze najlepszych specjalistów IT, muszą poświęcać czas na filtrowanie kandydatów, którzy nigdy nie powinni trafić do pipeline. Dlatego tak istotne jest, by agencja wychodziła poza prostą wymianę CV i działała jak prawdziwy partner w procesie rekrutacji.

Co ceni hiring manager we współpracy z agencją?

Dobra agencja rekrutacyjna IT nie jest oceniana po liczbie przesłanych CV. Hiring manager szuka w niej partnera, który realnie odciąży go w codziennych wyzwaniach i pomoże szybciej dotrzeć do właściwych kandydatów. Liczy się jakość współpracy, a nie ilość aplikacji.

Zatem jak powinna wyglądać idealna współpraca rekruterów z hiring managerami? Poniżej wrzucamy kilka wskazówek:

1. Autentyczne zaangażowanie

Największą różnicę robi już sama postawa rekrutera, który naprawdę interesuje się tym, nad czym pracuje firma. Gdy bardzo dobrze zna firmę, potrafi ją przedstawić w atrakcyjny sposób i wzbudzić zainteresowanie kandydata. W takim układzie staje się niejako ambasadorem organizacji – reprezentuje ją na rynku pracy i dba, by trafiały do niej osoby najlepiej dopasowane.

Co ważne, jednocześnie działa też w interesie kandydata. Rekruterowi zależy, aby osoba zaproszona do procesu była w pełni przekonana, że to odpowiednie miejsce dla niej – pod względem produktu, wartości i kultury pracy. Dzięki temu nie tylko łatwiej o dobry „match”, ale też znacząco rosną szanse, że kandydat przyjmie ofertę i zostanie w firmie na dłużej.

Co więcej, dobry rekruter potrafi nie tylko opisać kulturę firmy, ale też zarazić nią kandydatów. O takim przypadku opowiedział nam podczas naszego webinaru Lech:

2. Zrozumienie kultury organizacyjnej

Każdy zespół ma swoje DNA – własny styl pracy, rytm komunikacji i wartości. Z perspektywy osób pracujących w firmie wiele z tych elementów jest oczywistych i przez to często pozostaje niewypowiedzianych. Tworzy się swoista „bańka informacyjna” – coś, co wszyscy w środku rozumieją, ale czego nie da się wprost przekazać kandydatowi.

Doświadczony rekruter z zewnątrz potrafi tę lukę wypełnić. Wchodząc do organizacji, zadaje pytania, obserwuje i łączy spojrzenie insidera – kogoś, kto zna firmę od podszewki – ze świeżą perspektywą kandydata, który dopiero ją poznaje. Dzięki temu wychwytuje niuanse niewidoczne w samym opisie stanowiska i jest w stanie wskazać osoby naprawdę pasujące do zespołu. W praktyce oznacza to nie tylko lepsze dopasowanie kompetencyjne i osobowościowe, ale też mniejszą rotację i większą satysfakcję obu stron.

3. Rekruter jako partner, a nie dostawca CV

Najlepsze agencje działają jak „przedłużenie zespołu HR” – ale w praktyce to znaczy coś więcej niż tylko formalne wsparcie. To relacja, w której hiring manager i rekruter wzajemnie się uzupełniają. Manager zna swój produkt, zespół i wie, jakich kompetencji potrzebuje, ale często nie ma czasu ani przestrzeni, by prowadzić szeroki sourcing czy wnikliwie rozmawiać z każdym kandydatem. Tutaj wchodzi rekruter, który przejmuje na siebie poszukiwanie talentów, pierwsze rozmowy i bieżący kontakt z rynkiem.

Co ważne, doświadczony rekruter wnosi też coś jeszcze – bezcenną perspektywę z zewnątrz. Nawet najlepszy hiring manager, znając swój zespół od podszewki, patrzy na kandydata przez pryzmat własnych doświadczeń. Współpraca z agencją rekrutacyjną daje nam możliwość spojrzenia z dystansu, która pozwala dostrzec rzeczy umykające w codziennej perspektywie. To nie kwestia braku kompetencji po stronie managera, ale naturalne zjawisko. „Druga para oczu” pomaga ją przełamać i upewnić się, że wybór kandydata jest naprawdę trafiony.

Dzięki temu hiring manager może skupić się na tym, w czym jest najlepszy – ocenie kompetencji technicznych i podjęciu decyzji, kto faktycznie wniesie wartość do zespołu – mając jednocześnie pewność, że proces został bardzo dobrze zweryfikowany.

Ostatecznie to hiring managerowie kształtują zespoły i odpowiadają za ich sukces. Mogą jednak robić to skutecznie tylko wtedy, gdy po drugiej stronie mają partnera, a nie sprzedawcę CV. To właśnie partnerska relacja sprawia, że rekrutacja staje się szybsza, trafniejsza i mniej obciążająca – dla wszystkich zaangażowanych.

Rola AI i autentyczności w rekrutacji IT

Nawet najlepsza współpraca hiring managera z rekruterem nie dzieje się w próżni. Rynek IT zmienia się dynamicznie, a jednym z największych czynników wpływających na proces rekrutacji jest rosnąca rola sztucznej inteligencji oraz problem autentyczności kandydatów.

Lech Błażejewski zwraca uwagę, że AI może być zarówno wsparciem, jak i zagrożeniem. 

Do tego dochodzi rosnący problem fałszywych aplikacji. Gartner prognozuje, że do 2028 roku co czwarty kandydat w IT może być fałszywy lub poważnie przekłamany. Fake CV, kandydaci wspierani przez AI podczas rozmów czy zjawisko „bait & switch”, w którym na rozmowie pojawia się jedna osoba, a do pracy trafia inna, stają się coraz większym wyzwaniem.

Dlatego agencja rekrutacyjna, która chce być prawdziwym partnerem dla hiring managera, musi być świadoma tych zagrożeń i mieć rozwiązania, które je neutralizują. I tu właśnie pojawia się temat naszego procesu TalentShield – systemu weryfikacji kandydatów, który daje pewność, że do pipeline trafiają tylko osoby autentyczne i realnie zweryfikowane.

TalentShield – odpowiedź na wyzwania hiring managerów

Świadomość zagrożeń to jedno, ale równie ważne jest to, jak na nie reagujemy w praktyce. Skoro wkrótce nawet co czwarte CV może być fałszywe, hiring manager nie może pozwolić sobie na ryzyko marnowania czasu na nieautentycznych kandydatów. To właśnie dlatego w Team Up stworzyliśmy proces TalentShield.

Dla hiring managera oznacza to mniej ryzyka i mniej frustracji – bo pipeline wypełniają osoby, które nie tylko spełniają wymagania, ale też uczciwie podchodzą do procesu i chcą dołączyć do firmy. Dla zespołu rekrutacyjnego to z kolei pewność, że ich praca skupia się na właściwych kandydatach, a nie na weryfikowaniu wątpliwych CV.

W praktyce TalentShield działa jak filtr bezpieczeństwa – pozwala odciąć przypadki, które mogłyby spowolnić proces rekrutacji i podważyć zaufanie do współpracy. Dzięki temu hiring manager ma przestrzeń, by koncentrować się na tym, co najważniejsze: wyborze najlepszego kandydata dla swojego zespołu.

Dzięki temu proces rekrutacji staje się przejrzysty i daje pewność, że firma zatrudnia faktycznych ekspertów, a nie profile stworzone w AI.

Najlepsze praktyki współpracy hiring managera z agencją IT

Udana współpraca z agencją rekrutacyjną IT to coś więcej niż wymiana CV. Najlepsza agencja rekrutacyjna IT potrafi działać jak prawdziwy partner – wspiera hiring managera, odciąża go w czasochłonnych zadaniach i zapewnia świeżą perspektywę z zewnątrz. W naszej rozmowie w ramach Team Up Live #10 Lech Błażejewski podzielił się doświadczeniami, które idealnie pokazują, jak wygląda taki model współpracy w praktyce.

Dlatego przygotowaliśmy krótką checklistę sprawdzonych tipów – wskazówek, które ułatwiają codzienną pracę i pozwalają budować relację opartą na zaufaniu, partnerstwie i skuteczności:

1. Regularna komunikacja

Najlepsze efekty daje rytm krótkich, cotygodniowych spotkań typu check-up. Dzięki nim hiring manager wie, na jakim etapie jest rekrutacja, a rekruter może na bieżąco korygować kierunek poszukiwań. Zamiast niespodzianek po kilku tygodniach – szybka wymiana informacji i wspólne decyzje.

2. Wspólne cele

Relacja vendor–klient sprawia, że każdy gra na własny wynik. Tymczasem najlepsze rezultaty pojawiają się, gdy obie strony działają jak jeden zespół, z jednym celem: zatrudnić najlepszego możliwego kandydata. Hiring managerowie wpływają wtedy realnie na sukces, bo agencja „gra z nimi do jednej bramki”.

3. Partnerski model

Inwestycja w dobry brief, rozmowę o produkcie i kulturze organizacyjnej zwraca się błyskawicznie. Im lepiej rekruter rozumie firmę, tym lepiej filtruje kandydatów. To oznacza mniej przypadkowych CV i więcej kandydatów, którzy faktycznie pasują do zespołu – zarówno pod kątem umiejętności, jak i osobowości.

4. Aktywny sourcing kandydatów

Skuteczna agencja nie czeka na zgłoszenia z ogłoszeń. Sama dociera do specjalistów, często pasywnych – tych, którzy pracy nie szukają, ale mogą być otwarci na rozmowę. To właśnie ci kandydaci często okazują się najlepszym wyborem.

5. Stałe rekrutacje IT

Przy długofalowych rolach najlepiej działa model partnerski – spokojna, przemyślana rekrutacja zamiast wyścigu na liczbę CV. Taki proces jest mniej obciążający dla hiring managera, a jednocześnie skuteczniejszy, bo pozwala wyłonić kandydatów, którzy faktycznie zostaną w firmie na dłużej.

Te zasady mogą wydawać się proste, ale w praktyce odróżniają przeciętną współpracę od naprawdę skutecznej. Dzięki temu hiring manager zyskuje dzięki temu pewność, że proces przebiega sprawnie, bezpiecznie i kończy się zatrudnieniem właściwej osoby.

Podsumowanie – jak wygląda dobry proces rekrutacyjny w IT?

Skuteczna współpraca z agencją rekrutacyjną IT to przede wszystkim partnerstwo, regularna komunikacja i autentyczność kandydatów. Hiring manager musi mieć pewność, że poświęca czas tylko na tych specjalistów IT, którzy faktycznie istnieją i pasują do zespołu. A najlepsza agencja rekrutacyjna IT to taka, która bierze współodpowiedzialność za wynik i staje się realnym wsparciem w procesie.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce i posłuchać doświadczeń Lecha Błażejewskiego – obejrzyj nasz webinar.

Jeśli zaś chcesz porozmawiać o wyzwaniach związanych z zatrudnianiem topowych specjalistów w związku z zalewem fałszywych kandydatur – skontaktuj się z nami!