Skoro czytasz ten tekst, to pewnie właśnie rozpoczynasz współpracę z agencją rekrutacyjną lub nie zadowala Cię obsługa już wdrożonego dostawcy usług rekrutacyjnych. Jeśli jednak jesteś dopiero na etapie wyboru agencji, warto najpierw zapoznać się z tym artykułem, który pozwoli Ci uniknąć częstych błędów w fazie decyzji (→ Jak wybrać najlepszą agencję rekrutacyjną IT dla Twojej firmy?).

Jak wygląda współpraca z agencją rekrutacyjną IT?

Na rynku spotkasz się z wieloma modelami współpracy z agencją. Na potrzeby tego artykułu skoncentruję się na najpopularniejszym z nich, czyli Success Fee. W tym wariancie płatność za usługę następuje tylko po skutecznym wypełnieniu wakatu przez agencję, czyli zazwyczaj kiedy wybrany przez klienta kandydat zacznie nową pracę. Więcej o tym i innych modelach współpracy z agencją rekrutacyjną przeczytasz tu Success Fee, IT Outsourcing, RPO? Jak wybrać najlepszą usługę agencji rekrutacji IT.

Typową współpracę z agencją można opisać w tych 4 krokach:

  1. Firma przekazuje zlecenie
  2. Agencja rozpoczyna search i przedstawia jakąś pulę kandydatów w postaci CV i często dodatkowych informacji zebranych podczas rozmowy takich jak dostępność, oczekiwania finansowe, motywacja czy opis projektów, jeśli ich nie ma w CV.
  3. Klient wybiera najodpowiedniejszych kandydatów z przedstawionej grupy i włącza ich w swój proces selekcji (HR screening, zaproszenie na rozmowę z hiring managerem / tech interview itd).
  4. Jeśli któryś z tych kandydatów pomyślnie przejdzie proces selekcji, zostaje zatrudniony u klienta, a agencja dopiero wtedy wystawia fakturę (większość agencji udziela również gwarancji na każde zatrudnienie, w ramach którego zwraca część opłaty lub rozpoczyna bezpłatnie ponowny search, jeśli kandydat zrezygnuje lub zostanie zwolniony przed upływem okresu gwarancji). Jeśli nikt z puli nie zostaje zatrudniony, agencja wznawia poszukiwania.

Banalne prawda? Ten model może być bardzo korzystny dla Klienta, a mimo to znam wiele osób, które rozczarowały się taką współpracą. Dlaczego?

NAJWIĘKSZY błąd we współpracy z agencją rekrutacyjną IT

Najczęściej zawód pojawia się wtedy, kiedy klienci traktują model Success Fee jak… Success Fee ;) Niestety sam model opłaty tylko za sukces zachęca do bardzo płytkiej i transakcyjnej natury relacji biznesowej. Klienta “nic nie kosztuje” rozpoczęcie takiej współpracy, więc bywa że nie angażuje się w proces, a agencja nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę, więc nie bierze odpowiedzialności za przyjęte zlecenie. Jedna i druga strona może myśleć “jak się sklei to się sklei” ;) W takiej sytuacji wszystko działa dopóki działa, jak przestaje to szuka się nowego dostawcy lub klienta. Czy tak musi być?

Z mojego doświadczenia najlepszą obsługę otrzymują Ci klienci, którzy nawet w modelu Success Fee pracują z agencją tak, jakby płacili za każdą zleconą rekrutację z góry. Moim zdaniem niezależnie od tego, czy płacisz przed czy po usłudze, za każdą rekrutację czy tylko za te zamknięte, masz prawo wymagać takiego samego poziomu obsługi od agencji i wzięcia pełnej odpowiedzialności za realizację każdego zlecenia, które agencja przyjmie. Z drugiej strony, skoro idea jest taka, żeby działać jakby płaciło się z góry, to Twoje zaangażowanie w proces oraz przemyślany wybór zleceń do przekazania będą kluczowe do osiągnięcia wspólnego sukcesu.

Tyle o filozofii. Jak to przekuć w praktykę? Poniżej propozycja kroków, które sam bym podjął zlecając swoją rekrutację specjalistycznej firmie zewnętrznej.

Dobry kick-off meeting na początku współpracy z agencją rekrutacyjną IT

To spotkanie ramowe, które będzie kluczowe dla skutecznego onboardingu nowego partnera. Online jest OK, ale Onsite to prawdziwy gamechanger. Lepiej poznasz osoby z agencji i pozwolisz im fizycznie “poczuć” Twoją firmę. Z mojego doświadczenia, zwykłe odwiedziny w biurze klienta często wpływają pozytywnie na energię i szczegółowość prezentacji oferty przez rekruterów podczas realizacji zlecenia. Co powinno się wydarzyć podczas kick-offu:

  1. Przedstaw Twój zespół rekrutacyjny i opowiedz agencji o swojej firmie – jakie ma macie plany zarówno biznesowe jak i stricte rekrutacyjne, wyzwania, dlaczego Wasza usługa lub produkt jest kupowany przez Waszych klientów?
  2. Wasz EVPs, czyli unikatowe elementy oferty, jaką kierujecie do rynku pracy.
  3. Co konkretnie robią działy lub zespoły, do których rekrutujecie?
  4. Jak wygląda typowy proces selekcji w Waszej firmie – jakie ma etapy i co się podczas nich dzieje?
  5. Jaki jest idealny profil Waszego kandydata? Jacy kandydaci zazwyczaj odpadają w procesie, a jakim częściej się udaje uzyskać ofertę niż innym i dlaczego?
  6. Jakie rekrutacje sprawiają Wam najwięcej trudności i dlaczego? Jak agencja chce się do tego zabrać? To szansa na ujednolicenie kierunku strategii rekrutacyjnej.
  7. Jak wygląda proces rekomendowania kandydatów przez agencję w Twojej firmie? Jakie informacje powinny znaleźć się w profilach rekomendacyjnych przygotowywanych przez agencję?
  8. Jak rozwiązany jest proces RODO we współpracy z agencją?
  9. Jakiego poziomu zaangażowania w koordynację umawiania rozmów z kandydatami oczekujesz? Wiele agencji oferuje pełne wsparcie w tym zakresie.
  10. Jakie kanały komunikacji preferujesz?

Jeśli na część tych pytań nie znasz odpowiedzi, to nie przejmuj się – dobra agencja będzie w stanie pomóc Ci zdobyć dodatkowe informacje lub przygotować komunikację do kandydatów – mieliśmy przypadki, gdzie wpieraliśmy klienta nawet w procesie stworzenia autentycznych i dopasowanych do grupy odbiorców EVPs.

Aby ułatwić Ci przejście przez ten proces i mieć pewność, że nic nie umknie podczas ustalania szczegółów współpracy z agencją, przygotowaliśmy praktyczną checklistę. Dzięki niej w kilka minut zweryfikujecie, czy macie wszystkie kluczowe informacje, które pozwolą na efektywne i dobrze dopasowane działania rekrutacyjne. Pobierz checklistę i przygotuj swoją firmę na skuteczną współpracę z agencją rekrutacyjną IT!

Skuteczny briefing z agencją rekrutacyjną IT

Ogranizacja briefingu rekruterów z agencji bezpośrednio z hiring managerem przy przekazaniu zlecenia w celu dostarczenia wszystkich potrzebnych informacji o Twoim wakacie. Ten element jest kluczowy dobrego zrozumienia Twoich potrzeb i przygotowania adekwatnej strategii sourcingowej. Unikałbym robienia głuchego telefonu, gdzie najpierw Ty rozmawiasz z hiring managerem, a później przekazujesz te informacje swojemu opiekunowi, który później przekazuje je dalej do rekrutera realizującego zlecenie – wiele kluczowych elementów może zgubić się pod drodze. Powiem też od razu, że briefing w postaci wysłanego maila z opisem w załączniku to czyste zło i przepis na wzajemne rozczarowanie.

Briefing powinien zakończyć się zakontraktowaniem dalszej współpracy z agencją. Co teraz wydarzy się po stronie zewnętrznych rekruterów? Kiedy zacznie się aktywny sourcing? Z jakich narzędzi zamierzają skorzystać? Jak zazwyczaj zabierają się do takich zleceń?

Komunikacja na projekcie i w trakcie współpracy z agencją rekrutacyjną IT

To bardzo ważne – aby agencja wzięła odpowiedzialność za przyjęte zlecenie (nawet w modelu Success fee), musi wiedzieć, że będzie regularnie rozliczana z postępów i efektów swojej pracy. Nie ważne jak zajęty jest Twój kalendarz – koniecznie znajdź chociaż 15 minut tygodniowo na update z agencją w postaci spotkania on-line. To jest gwarant, że agencja albo dowiezie rezultat zarządzając własnymi zasobami, albo wycofa się z projektu. W obu przypadku wiesz na czym stoisz i możesz podejmować adekwatne działania. Najgorsza jest “cisza w eterze”. Ty liczysz na efekt, a agencja liczy, że temat, który okazał się trudny zamknie się sam i problem sam zniknie.

W trakcie takich podsumowań pytaj o dane z rynku, rezultaty sourcingu, działania
i blokery. Współpracuj z agencją w celu rozwiązywania blokerów, ale też jasno komunikuj granice kompromisu. Jeśli wiesz, że Twoja firma na pewno nie wprowadzi w najbliższym czasie pracy w pełni zdalnej, to nie ma sensu co tydzień rozmawiać o tym, że kandydaci wolą pracować zdalnie – to do nikąd nie prowadzi. Nie akceptuj mydlenia oczu, typu “no działamy, działamy, jest trudno, ale już niebawem, mam nadzieję, pojawią się kandydaci…”. Oczekuj konkretów, przygotuj sobie konkretną, powtarzalną agendę. To też dobry sposób na podsumowanie statusów wszystkich kandydatów i uniknięcie odbierania telefonów co drugi dzień z pytaniami o każdego kandydata w procesie. Na bieżąco przekazuj agencji feedback dotyczący Twojego odbioru ich pracy, ale pytaj też o to jakie agencja widzi potencjalne usprawnienia w Waszej współpracy lub Twoim prowadzeniu procesów rekrutacji i selekcji.

Staraj się zbierać szczegółowe feedbacki od hiring managerów po ich rozmowach
z kandydatami. To bardzo ważne informacje dla agencji pozwalające im lepiej skalibrować celowniki pod kolejne kandydatury.

Zbieraj dane od i o agencji rekrutacyjnej IT

Wymagaj pisemnego raportowania postępów w postaci podsumowań postępów lub raportu na koniec projektu. Dobra agencja dostarczy Ci dane, które mogą Ci posłużyć do budowania Twojej wiedzy o rynku oraz będą dobrym narzędziem w rozmowie z interesariuszami o potencjalnych zmianach w ofercie lub w wymaganiach.

Raz na kwartał i/lub rok spotkaj się z agencją na dłuższe podsumowanie współpracy. Jest to szansa na dwustronny feedback, dalsze wciąganie agencji do Twojego świata, oraz przygotowanie partnera na kolejny okres. Dane liczbowe zebrane z dłuższego przedziału czasu będą mówić o rzeczach, których często nie widać na codzień. Jeśli pracujesz z więcej niż jedną agencją śmiało porównuj te dane ze sobą, choć pamiętaj że porównywanie wskaźników z rekrutacji np. finansowych do rekrutacji IT nie mają wiele sensu ze względu na zupełnie inną specyfikę i benchmarki.

Outro

Jak widzisz udana współpraca z agencją będzie zależała w dużym stopniu od zarówno Twojego zaangażowania w proces jak i odpowiedzialności, którą agencja powinna wziąć za przyjętą rekrutację. Jeśli liczysz na to, że agencja rozwiąże Twoje problemy bez Ciebie, to niestety zazwyczaj kończy się to długimi listami apatycznych dostawców usług rekrutacji i Twoim poczuciem braku wsparcia, a chodzi o to, żeby faktycznie poczuć te ulgę po przekazaniu wakatu do zewnętrznego eksperta od rekrutacji IT.